時間管理實用文2|把需要做的事化成「碎片任務清單」

上次談到媽媽們都應該學習成為時間管理大師,我其實也有一段時間抱著「不是沒有目標,而是不敢有目標」的心態。

那段時光身心俱疲得情緒也有問題,因緣際會,看到一本書叫《如果停不下來,就是學會慢下來》,這是一本談正念的書,當中有一個想法讓當時的我當頭棒喝:很多人會進入「瞎忙」模式,這些人忙碌得身心俱疲,他們總有一個終極目標,就是再努力點,解決當前忙碌得令人窒息的狀況。

人人都在瞎忙

這是很多全職媽媽都有的狀況──很努力地去完成生活中的各種任務,總是覺得只要忙完那些事,自己就能夠閒一點,卻不知道為何一直都是在瞎忙,累壞了自己,沒有時間停下來,照料自己的身心,思考自己的人生目標和計劃。

我相信時間管理能幫助我們先騰出時間,讓我們留有時空去思考及策劃自己人生。而第一步是去要了解全職媽媽的時間特質。

媽媽來做時間管理大師-碎片任務清單

普遍全職媽媽的生活形態是——多工,既要保持一個家庭的日常運作,由一日三餐、日常清潔、用品食材補給,到孩子的學業功課、課外活動、親子活動,搭配三不五時節日聚會、生日會等等;其生活模式就是全天候待命去照顧家庭,在每個固定的時間點裡執行任務,在點與點之間或許有些閒餘時間,但這些時間一般都是非常零碎,要運用這些細碎的時間去為自己的生命創造價值,我們需要有意識地留意以下三個方面:

1️⃣ 孩子的成長階段會影響你的時間配置

這句話看似有點廢話,但事實是,很多人在時間管理這課題上,常常將焦點放在時間這死物上,而忽視了孩子的成長階段所帶來的影響,而出現錯誤的期望。

就以我為例,我曾經試過要求自己在兒子尚是初生寶寶的階段,每天早過孩子起床做運動。很快,我便發現此事不通,原因是他當時還會奶睡,每早起床的時間也不固定,只要我一開始做運動,他就會醒來,我幾乎無法連續多過兩天是能夠在他睡醒前順利完成運動。所以每次他一醒,我心中就有氣,卻沒發現是自己不切實際。

有時候,我們達標的心過於熱切,而無視那些在生活中的阻力,忘記先去減低阻力才開始執行計劃,結果就是被巨大的挫敗打跨。

🟠 假設你的孩子還在初生歲月或還未能睡過夜,你是很難期望你能有3小時以上的時間任你使用,因為你要不是長期處於待命模式,要不就要把握時間休息;

🟠 假設你正在發展副業,你需要更多的深度工作時間,在日常家務處理上,你需要更留意的是如何分工,或降低某些家務的要求;

🟠 假設你有兩個孩子,你可能需要預留一點時間來處理手足紛爭;

日常例子多不勝數,但你的生活形態和特質只有你自己能夠清楚看清。理解及接受你的時間特質絕非代表你只能接受命運安排,而是你這樣才能知己知彼,充分利用手上的時間資源,為家庭、孩子和自身作出最適切的安排。

2️⃣ 只有碎片時間?這是缺點,也點優點

媽媽的生活形態的時間特質其中一項是碎片化,而其實細塊的時間反而可以令你更容易專注,這是因為人在時間壓力下更能集中。

在此分享一個我曾使用過「碎片任務清單」方法,適合剛開始做時間管理的全職媽媽。要將碎片化時間運用得好,最重要是先將你每日期望完成的目標,清楚列下來,並切割成在細塊時間內也可完成的任務,這有助你提前或臨時出現計劃變動時,就可以直接從清單中提取任務出來完成。所以,清單中有愈多能夠促成你目標的任務,就愈好。

這個任務清單的模式,能夠輕易開始,有助你在開始時間管理上,獲得成就感,這也能有助更積極去完成任務,形成正向循環。

假設,你是一位全職媽媽,你希望可以好好利用日常家務間的空檔,規劃家庭事項或自學進修一下,以下是你今天希望完成的任務。

🟠 孩子暑期活動報名
查看活動 15分鐘
聯絡機構 5分鐘
繳交學費 5分鐘

🟠 上網自學課程
第一節 15 分鐘
第二節15 分鐘

🟠 籌備冬季旅行
查看12月機票價格 15分鐘
查看12月住宿選擇 15 分鐘
聯絡家人確定日期 10分鐘

你會發現,大項下會再有細項,而這些細項就是你能夠在碎片時間內也可以完成的任務,假設你現在發現孩子會晚10分鐘下課,你在校門外等候,你此時就可以打開清單,查看那些10分鐘內可以完成的任務。

這裡分享的「碎片任務清單」概念其實有被簡化,目的旨在讓你理解,想要充分利用碎片時間,並不是要加快動作,而是先要把任務切細;同時,請刻意加上時間限制,這樣才能有效率處理事情。

3️⃣ 你一直在忙雜事,便沒有時間做重要的事

在我的觀察當中,全職媽媽有一個很常見的狀況,就是一直在忙生活中的雜事,而忘了去處理人生更重要的事,久而久之,就缺乏成就感,長遠的自我形象又會愈漸低落,失去自信心。

為甚麼呢?這當然與人生目標設立有關,沒有目標,自然就沒有方向,沒有方向的話,就很容易被別人的事情帶著走,有一句說話這樣說:If you not prioritize your life, someone else will(你不優先處理你的人生,就會由別人來做)。

而且,大腦本就偏好處理當下看得見的事,所有雜事都具有「看得見」的特性,你即時處理,雜事就「被完成」,會讓你獲得立即的滿足;相反,那些與長遠目標相關的重要事,成果獲得只在未來的某一天,不會帶來即時滿足,就較容易被擱在一旁。

想想,在日常生活中,最能刺激你立即去處理的,是那些明目張膽的家務,還是靜默無聲的理想?

人生還是能掌握在手的

全職媽媽的時間很常被認為沒有價值,因為我們的時間支出了,沒有直接換來金錢──「你都不用上班,有甚麼所謂」,這句話是很多全職媽媽也聽過的,你或許不認同,但有時候自己也不期然地在行使這句話,正因為我們總是被生活雜事干擾,忘卻更謹慎地運用時間資源,投入你所認同的要事。

人生本就是由限量的小時組成,你怎用運用這些小時,決定你的人生長成甚麼模樣。有意識地留意到生活上時間運用的實際狀況,就像留意你的財政開支那樣,你自然能對時間運用有更多把握。

孩子正處甚麼階段?自己的碎片時間有幾多?有甚麼人生目標尚待完成?有沒有太多雜事阻礙?你對於自己的時間價值看待多高? 這都是你可以現在就思考的問題。今天就開始鍛練,覺察生活中的時間運用狀態吧!

圖片來源:Pexels

第一集:時間管理實用文1|媽媽都需要成為「時間管理大師」!?

第二集:時間管理實用文2|把需要做的事化成「碎片任務清單」

第三集:時間管理實用文3|媽媽們,別讓自己陷進「慣性忙碌」

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